Kirja: tapahtuma on tilaisuus, Helena Vallo & Eija Häyrinen

Kirja yllätti minut positiivisesti. En ole aikaisemmin juurikaan miettinyt, kuinka tapahtumat voivat olla osana organisaatioiden markkinointistrategiaa. Kyseisen kirjankin ajattelin käsittelevä enemmän tapahtuman markkinointia, kuin tapahtumamarkkinointia, jotka ovat tietenkin kaksi eri asiaa. Mielestäni tänä päivänä tapahtumien järjestäminen yrityksissä on melkein itsestään selvää, ja myös omassa liiketoiminnassamme ajattelimme sen heti alussa osaksi toimintaamme. Tämän kirjan vinkeillä saammekin hyvät lähtökohdat onnistuneiden tapahtumien luomiseen.

Onnistuneen tapahtuman malli voidaan ajatella tähden muotoiseksi kuvioksi. Tähti muodostuu kahdesta kolmiosta, jotka ovat strateginen kolmio, sekä operatiivinen kolmio. Kummassakin kolmiossa on kolme kysymystä. Kysymyksiin tulee osata vastata ennen tapahtuman suunnitteluun ryhtymistä. Strateginen kolmio sisältää kysymykset miksi, mitä ja kenelle. Miksi tapahtuma järjestetään, kenelle se järjestetään, sekä mitä, missä ja milloin järjestäminen tapahtuu. Operatiivinen kolmio puolestaan sisältää kysymykset; miten, millainen ja kuka. Miten tapahtuma järjestetään, millainen tapahtuman ohjelma tai sisältö on, sekä kuka toimii isäntänä.

Kolmion mallilla on hyvä aloittaa tapahtuman suunnittelu. Kirja mainitseekin useampaan otteeseen, kuinka tapahtuman tavoite tulee olla selkeä, jotta tapahtuma kannattaa edes järjestää. Yhtä tärkeää on tapahtuman rakentaminen kohderyhmä huomioiden. Kohderyhmä tulisi pitää tiukasti mielessä tapahtuman suunnittelun ja rakentamisen jokaisessa vaiheessa. Lisäksi tapahtumat tulisi aina järjestää huolella, sillä tapahtumat ovat osaltaan luomassa yritysten imagoa. Tapahtumat tulee järjestää yhtä hyvin, oli kyseessä sitten ulkopuolisille sidosryhmille järjestettävä tapahtuma tai omalle henkilökunnalle järjestettävä tapahtuma.

Kirja mainioine vinkkeineen olisi mielestäni erittäin hyvä jokaiselle tapahtumien järjestämistä suunnittelevalle organisaatiolle.