- Neljän tunnin työviikko
- 13.5.20
- Esseen kirjoittaja: Tuukka Pennanen
- Kirjapisteet: 2
- Kirja: 4 tunnin työviikko
- Kirjan kirjoittaja: Timothy Ferriss
- Opintojakso: Tiimiyrittäjyys
Yleisesti vallitseva ajattelu siitä, että enemmän on paremmin ja muutenkin vain enemmän, tulisi kyseenalaistaa perinpohjaisesti. Jos työn tehokkuutta ja laatua mitataan pääasiassa tehdyissä tunneissa, mennään pahasti metsään. Kulttuuriimme on syvälle juurtunut ajatus siitä, että työtä täytyy tehdä viikossa vähintään tietty määrä (yleensä +37,5h) voidakseen olla hyvä ihminen ja nauttiakseen vapaa-ajasta, jonka on kovalla työllä ansainnut. Jos ei ole tarkkaan laskettu että tuo kyseinen tuntimäärä vaaditaan, että tarvittavat työt tulee tehtyä, niin mihin se silloin perustuu? Esimerkiksi tehtaassa tietty määrä tavaraa valmistuu tietyssä ajassa ja sen pohjalta voidaan laskea tarvittavien työtuntien määrä. Moni ei kuitenkaan työskentele tällaisessa ympäristössä ja ajan käyttöä olisi mahdollista tehostaa suorastaan hävyttömän paljon. Melkein poikkeuksetta kuulen ihmisiltä tarinoita ja kokemuksia siitä, että työpaikalla odotetaan työajan loppumista, vaikka töitä ei olisi enää tehtävänä. En näe tässä mitään järkeä.
Monilla työpaikoilla ollaan puuhakkaita, ei tehokkaita. Näiden termien välillä on selvä ero. Puuhakas tarkoittaa sitä, että tehdään paljon mutta mitään hyödyllistä tai merkittävää liiketoiminnan kannalta ei saada aikaiseksi. Eli keksitään miten aika saataisiin täytettyä. Tehokas tarkoittaa sitä, että saadaan liiketoiminnan kannalta merkittäviä asioita aikaiseksi työhön vaadittavassa ajassa. Jos kahdeksan tunnin työpäivästä laskee, että kuinka monta minuuttia on todellisuudessa vienyt liiketoimintaa eteenpäin, saattaa hämmästyä omasta tehottomuudestaan. Jokaisen työskentelyssä on asioita joita voi varmasti karsia pois ja siten lyhentää työpäiväänsä. Mikä tuhlaa aikaasi ja mikä vie liiketoimintaasi eteenpäin?
Jos työt voi tehdä nopeammin ja tehokkaammin niin miksi estää se?
Työelämässä on helppo tuhlata tehokasta työaikaa turhiin palavereihin, jossitteluun, odotteluun ja turhaan paikallaoloon vaikka asiat voisi hoitaa mahdollisesti etänäkin. Kirjan kirjoittaja Tim Ferriss kertoo kirjassaan, että ei ole viimeisen viiden vuoden aikana osallistunut yhden ainoaan palaveriin paikan päällä johtamassaan kansainvälisessä lisäravinneyrityksessä. Tarvittaessa Ferriss on osallistunut palavereihin etänä. Omaa työskentelyään voi tehostaa kehittämällä itsensä johtamista. Jatkuvat keskeytykset avokonttoreissa, huono johtaminen ja varsinkin itsensä johtaminen johtavat helposti ylikuormittumiseen ja työtehon heikentymiseen. Jos sähköposti on koko työpäivän auki työnteon taustalla, voi saada osakseen lukemattoman määrän keskeytyksiä ja ajatuksien pomppimista asiasta toiseen.
Nykyään vallitsee olettamus että jokaisen tulisi olla aina tavoitettavissa, mutta tällä on negatiiviset kääntöpuolensa. Jatkuva tavoitettavuus johtaa jatkuviin katkoksiin ja tehottomuuteen. Jos sähköposti tai puhelin tai molemmat ovat sinun työssäsi tekijöitä jotka aiheuttavat katkoksia, määritä itsellesi ajankohdat jolloin vastaat niihin. Esimerkiksi siten, että sähköpostit luet joka maanantai ja torstai, tai vaikka joka päivä kello 12 ja käytät niihin vastaamiseen 30–60 minuuttia. Lisäksi laittamalla sähköpostiisi automaattisen vastausviestin, missä kerrot milloin vastaat ja perusteena tälle toimelle työn tehostaminen. Näin asiakkaat ja muut kanssasi työtätekevät osaavat toimia aikataulusi mukaisesti. Vastaavat aikataulut ja vastaajaviestit voi tehdä myös työpuhelimelle. Tämmöisessä järjestelyssä ei ole mitään väärää, eikä mitään niin merkittävää tai suurta tappiota voi tapahtua jos sähköpostia ei lue joka ikinen päivä. Ja jos asiakas ei ymmärrä tällaista toimintaa vaan jatkaa aikasi ja energiasi tuhlaamista, kannattaa miettiä onko tuo kyseinen asiakas liiketoimintasi kannalta tärkeä.
Monille esimerkiksi avokonttori on paikka jossa on vaikea keskittyä ja saada työt tehtyä tehokkaasti. Monissa tällaisissa töissä työn voisi myös tehdä jossain muualla. Nyt korona-kriisin aikaan etätyö on näyttänyt toimivuutensa ja tehokkuutensa monella alalla ja antanut perusteita etätyön lisäämiselle jatkossakin. Etätyön lisäämistä kannattaa kokeilla asteittain ja tehdä parhaansa osoittaakseen sen tehokkuus, jos esimerkiksi esihenkilösi on epäileväinen asiasta. Hyvällä kommunikoinnilla ja tulosten osoittamisella melkein kuka tahansa voi lisätä etätyötä ja vähentää tyhjien tuntien kuluttamista työpaikalla.
Tehokkuus voi myös kuulostaa suorituskeskeiseltä ja bisnekseen pakottavalta termiltä. Näen sen kuitenkin niin, että kun tekee vähemmän mutta paremmin, ei tarvitse tehdä enemmän huonommin. Tehokkaan ajankäytön ja onnistuneen itsensä johtamisen seurauksena voi avautua lisää vapaa-aikaa itselle tärkeille asioille ja suorastaan lisätä vapauden tunnetta. Onkin hyvä miettiä, että miksi haluaisi enemmän vapaa-aikaa. Monesti sanotaan, että ei ole tarpeeksi aikaa toteuttaa jotakin unelmaa tai itselle tärkeää asiaa, mutta kun sitä aikaa tuleekin, niin oletko valmis toimimaan?