Hallittu projekti: jäntevästä suunnittelusta menestykselliseen toteutukseen (2016)
Mikko Mäntyneva

Essee Henrikki Tahvanainen

Hallittu projekti on Mikko Mäntynevan kirjoittama kirja, joka on julkaistu vuonna 2016. Kirjassa käsitellään projektin toteuttamista suunnittelusta käytäntöön. Kirjassa käydään läpi: Miksi projektihallintaa tarvitaan, millainen on projektin elinkaari, miten projektiin organisoidutaan, projektipäälikön rooli, projektin suunnittelu, projektien resursointi ja hankinnat, projektin aikatauluttaminen, budjetointi, projektin käynnistäminen, laadunvalvonta, muutoksen hallinta, projekti viestintä, projektin sidostyhmien johtaminen, riskienhallinta, projektin päättäminen sekä miten kehittää projekti organisaatua projektista opittujen asioiden perusteella. Mielestäni kirja kertoi hyvin kaikki projekteihin liittyvät asiat ja olisi hyvä lukea kaikkien projektiorganisaatioissa mukana olevien toimesta, suosittelen siis kirjaa myös osuuskunta Bisionin jäsenille.

Mäntynevan mukaan projektityöskentelystä on tullut suuri osa suomalaista työelämää. Hänen mukaansa projektityöskentely helpottaa yrityksen toiminnan mitattavuutta. Projektityöskentelyssä ongelmana hänen mukaansa on se, että kokoon ei saada sitä unelmatiimiä, vaan usein projekti viedään läpi sellaisella porukalla, joka on vain tarjolla. Mielestäni on totta, että projekteja on helpompi mitata, kuin yleistä toimintaa. Projekteista mielestäni on myös helppo oppia ja tuoda uusia näkökulmia uusiin projekteihin ja kehittyä projektityöskentelyssä. Ryhmän suhteen olen samaa mieltä, mutta se on väistämätön tosiasia aina ollutkin, et tietenkään saa kaikkia alan parhaita työntekijöitä, edes samaan yritykseen, puhumattakaan siitä, että he olisivat ryhmässäsi. Mäntyneva puhuu kirjassaan projektin elinkaaresta. Hänen mukaansa projektilla on neljä selkeää vaihetta ja ne ovat: Valmistelu, suunnittelu, toteuttaminen ja päättäminen. Mielestäni nämä kohdat pitävät paikkaansa hyvin ja näkyy todellisuudessa joka projektissa. Projektit arjessa tapahtuu niin, että annetaan aikaa työstää asioita ja keskustellaan projektiin liittyvistä asioista ja tavoitteista. Arjessa myös tärkeää on hyvä ja selkeä viestintä. Varsinkin etäprojekteissa viestintä suhteet ja rakenteet ovat hyvin merkityksellisiä asioita projektin onnistumisen kannalta. Määritä selkeät vastuut asioille. Kerro vastuualueen tehtävät mahdollisimman yksityiskohtaisesti. Olen täysin samaa mieltä, Projekteissa helposti käy niin, että viestintä on huonoa ja tästä syystä sitä tulee parantaa, varsinkin kun kyseessä on etäprojekti. Vastuut tulee olla vahvasti hallussa ja projektipäällikön pitää näyttää myös projektipäälliköltä. Monesti selkeää kaaosta on syntynyt myös Osuuskunta Bisionissa pelkästään siitä syystä, että vastuut ovat jaettu hyvin ylimalkaisesti ja tittelit ovat jäänet vain titteleiksi. Bisionin organisaatio mielestäni kärsii huomattavasti liiallisesta vastuiden vapaudesta, osittain syyksi on varmasti muodostunut koko porukan yhdenvertaisuus suhteessa toisiin ja selkeää toimivaa hierarkiaa ei ole syntynyt. Projektipäällikön tulee olla projektista vastuussa, selkä asiantuntija, sidosryhmien kanssa yhteydessä, neuvottelija, tiedottaja, projektiryhmänvetäjä ja tilaaja. Projektipäällikön rooli on selkeä ja toivon sen selkeästi siirtyvän myös osuuskunta Bisionin päivittäiseen toimintaan.

Projektiryhmänjäsenten roolienjaossa on paljon toimenkuvalla merkitystä. Projektipäällikön tulee selkeästi kertoa ryhmäläiselleen mikä on hänen roolinsa tässä projektissa, kerro yksityiskohtaisesti. Tiedon jakaminen on hyvin tärkeä osuus ryhmän toimintaa, vaikka tehtävä delegoitaisiin eteenpäin. Ryhmäläisten tulee olla kartalla kaikesta, joka voi vaikuttaa häneen tai auttaa häntä toimimaan tehtävänsä edellyttämällä tavalla. Aikataulutuksen tulee olla realistista ja tulee varmistaa, että aikataulu sopii hyvin ryhmänjäsenen aikatauluun ilman, että se sekoittaa ryhmänjäsenen muita tehtäviä liikaa. Delegoinnin jälkeen tulee myös luottaa ihmisten osaamiseen, eikä puuttua liikaa heidän toimintaansa, pidä kuitenkin listaa delegoiduista tehtävistä ja aikatauluista. Muista kiittää myös hyvin tehdystä työstä. Mielestäni tässä on hyvin kiteytetty miten hyvän projektipäällikön tulisi toimia. Tulen ainakin itse viemään nämä opit selkeästi omaan projektijohtamiseeni. Projektisuunnitelma tehdään asiakkaan pyynnön mukaisesti, projekti on tasan niin iso kuin tilaaja sen haluaa olla. Projektisuunnitelmassa on Mäntynevan mielestä kuitenkin 5 tärkeää osuutta, jotka tulee ottaa huomioon. Projektisuunnitelmassa kuvataan: projektin tuotokset, projektin tehtävä, Vastuunjako tehtävittäin, Projektin aikataulutus ja projektin budjetti. Mielestäni nämä ovat täysin loogisia ja varmasti kaikille helppo perustella. Aikataulutuksen voi myös toteuttaa usealla tavalla, eli alusta tai lopusta käsin, jos tiedät milloin projektin, on oltava valmis, on helpompi aikatauluttaa asioita katsoen taaksepäin. Budjetoinnissa on hyvä verrata saman tyyppisiä projekteja kyseiseen projektiin ja tehdä sen kautta budjetti, vaikka se ei ole usein kovin tarkka. Omasta kokemuksestani aikataulutusta on vaikea monesti tehdä, koska projekteja häiritsee monesti ulkoiset tekijät, kuten esim. Y-akatemiassa avoimienovienpäivät. Aikataulutukseen myös vaikuttaa se, että asiakkaat ’’hierovat’’ asiaa pitkään ja päätöksissä kestää yllättävän kauan, monesti myös asiakaan halut muuttuvat ja projekti voi venähtää. Budjetti voi olla myös hyvin haastavaa tehdä, jos ei ole toteutettu samanlaisia projekteja aikaisemmin ja täyttä kuvaa prosessista ei ole ennen projektin alkua. Siksi aikataulutuksen ja budjetin laatimisessa on iso merkitys projektiin osallistuvien henkilöiden kokemuksella. Budjetoinnissa ja aikataulutuksessa on Mäntynevan mukaan hyvä ottaa huomioon, että kyse on valistuneesta arvauksesta ja esim. aikatauluun ja budjettiin tulisi jättää jonkin verran löysää, koska projekteissa tapahtuu aina ennalta arvaamattomia asioita, jotka haittaavat projektin toimintaa, Mäntynevan mukaan on kyse huonosta valmistautumisesta, jos ei ota tätä osa-aluetta huomioon. Hänen mukaansa myös olisi hyvä tehdä projektille erilaisia skenaarioita, esim. kallis ja halpaversio. Olen samaa mieltä, kaikissa projekteissa, joissa olen ollut mukana, on yleensä tapahtunut jotain ennalta arvaamatonta, onneksi suunnitelmat on ollut sen verran joustavat, että ongelmiin ei olla jouduttu. En ole kuitenkaan tehnyt erilaisia skenaarioita asioista ja se voisi olla sellainen asia, jonka vien käytäntöön tästä kirjasta. Mäntynevan mukaan projektin muuttumiseen tulisi varautua. Projektisuunnitelmaa tulee muuttaa projektin edetessä tilanteeseen sopivalla tavalla. Projektin toteutumista tulee mitata ja seurata jatkuvasti. Projektiin kannattaa ottaa heti alusta saakka asiakas mahdollisimman vahvasti mukaan, jotta saataisiin asiakkaan kannalta paras ratkaisu aikaiseksi. Sidosryhmille pitää tiedottaa asioita ja kertoa toiminta metodeista ja testaa työnjälkeä myös ulkopuolisilla. Olen samaa mieltä, mielestäni Mtk:n kanssa tehty somemarkkinointi kampanja onnistui hyvin, koska pidimme asiakkaan ajan tasalla, siitä mitä tapahtuu ja siitä minkälaisia asioita ollaan suunniteltu, lisäksi asiakas pääsi ilmaisemaan mielipiteensä ja lopulta päästiin molempia tyydyttävään ratkaisuun. Kriisitilanteissa Mäntynevan mukaan asiakkaita tulee informoida ja ylemmälle johdolle tehdä strategia suunnitelma. Suunnitelman tulee perustua syvään analysointiin siitä, mitä on tapahtunut miksi ja siitä mitä oikeasti tulisi tehdä asian korjaamiseksi. Emme ole vielä osuuskunta Bisionin kanssa olleet sellaisessa tilanteessa, jossa olisi suuri kriisi asiakkaan kanssa, vaikkakin tilanne, jossa ollaan menetetty asiakas on tapahtunut. Strategiaa hahmoteltiin, mutta lopulta keskityttiin muihin kannattavampiin keikkoihin ja katettiin tappiot.

Vastaa