Kirjoituspäivämäärä: 27.11.2020

 

Kirjapistemäärä: 2 YPK

 

Teos: Hallittu projekti

 

Kirjan kirjoittaja: Mikko Mäntyneva

 

Opintojakso: Y-akatemian kehittäminen

 

Projektityöskentely on jo tuttua akatemian opintojen aikana. Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty – toteamus, pätee varmasti projektityöskentelyssä. Jokaisen projektin kohdalla on tullut huomattua, kuinka tietyt toimenpiteet olisi ollut järkevä toteuttaa, mutta silti ne usein jäänyt toteuttamatta.

Oman projektityöskentelyn kannalta järkevä projektityöskentely on hyödyllistä tulevaisuutta ajatellen ja oppiminen edellisistä projekteista on tärkeää, sitä mitä seuraavan kerran tulisi ottaa huomioon. Yksi tärkein oppi on se, että jokaisella projektilla tulisi olla nimetty projektipäällikkö. Projektipäällikön tehtävänä on ohjata ja seurata työskentelyä sekä sen edistymistä. Olen projektipäällikkönä kokenut olevani haastavan tehtävän edessä, sillä en ole kaikkia työtehtäviä kokenut mielekkääksi ja silti olen joutunut toimimaan vetäjänä. Projektipäälliköllä on kuitenkin monenlaisia rooleja, esimerkiksi: neuvottelija, asiantuntija, asiakasyhteyshenkilö sekä tiedottaja. Lisäksi projektipäällikön tulee puuttua poissaoloihin, väärinymmärryksiin sekä ristiriitoihin, jos projektiryhmän sisällä ilmenee sellaista. Tämä vaatii rohkeutta ja todellista kiinnostusta projektin onnistumisesta. Jämäkkyys ja kyky antaa palautetta projektiryhmän jäsenille ovat tärkeitä ominaisuuksia projektipäälliköllä.

Hallittu projekti – kirja etenee systemaattisesti projektin kannalta tärkeisiin asioihin, esimerkiksi suunnittelusta resursointiin ja hankintoihin. Suunnitteluvaiheessa on selvitettävä projektin käytettävissä olevia resursseja eli ihmisiä, koneita, tarvikkeita, pääomaa ja toimitiloja, mitä voidaan käyttää. On lisäksi selvitettävä se, minkälaista osaamista tarvitaan ja onko henkilöillä kyvykkyyttä osallistua projektin edistämiseen. Lisäyksenä projektipäällikön tärkeydestä on myös koko projektitiimin välinen viestintä. Kun projektikokouksia pidetään, ne on oltava tehokkaita ja tuloksellisia. Eli esimerkiksi kokouksen aikataulussa pysyminen, selkeän tavoitteen määrittäminen ja päätöksien tekeminen.

Asioita mitä kirjasta koin myös tärkeiksi ovat: aika ja aikatauluttaminen. Mitä isompi projekti on, sitä järkevämpi sitä on jakaa eri vaiheisiin ja osittaa omiin kokonaisuuksiin. Oma matkailuyrityksen kehittämisen projektissa olen jakanut vuodenaikojen tavoitteisiin ja esimerkiksi mökkitoiminnan ja satama/kahvilapalvelut omiin osa-alueisiin. Näin ollen, isompaa kokonaisuutta on helpompi hahmottaa ja suunnitella. Lisäksi toinen tärkeä asia on projektin budjetointi. Projektin budjetointiin on hyvä selvittää tulo- ja menoarviot. Budjetissa toiminnot ja vaaditut voimavarat hinnoitellaan, eli mietitään, mitä mikäkin maksaa. Pitää osata myös varautua odottamattomiin kustannuksiin. Tästä tarvitsee ottaa lisää tietoa ja päästä konkreettisesti laskemaan minkälaisella katteella tulisi toimia yrityksessä. Pitkäjänteisyys ja hyvä talouden tasapaino on tärkeää huomioida, jotta toiminta on järkevää.