Elämme ihmeellisiä aikoja. Suomessa, kuten kaikkialla maailmassa, arki on mennyt sekaisin jylläävän pandemian takia. Lähiopetus on peruttu, ja tiimimme eivät pysty kokoontumaan aiemmin opitulla ja luontevalla tavalla. Hätä ei kuitenkaan ole tämän näköinen. Olemme saaneet mahdollisuuden poiketa rutiineista, ja kokeilla uudenlaisia keinoja yhteyksien ylläpitämiseen ja asioiden hoitamiseen. Ottakaamme siis kaikki irti tästä tilanteesta!

Tiimit eivät suinkaan jääneet kädet levällään tuleen makaamaan, vaan kaikki ovat sopeutuneet nopeasti muutoksiin. Dialogit ja muut palaverit on siirretty pidettäviksi etäpuheluiden kautta. Monet muutkin asiat hoituvat melkein yhtä sujuvasti kotoa käsin. Ohessa muutamia esimerkkejä tiimimme etätyöpisteistä.

Meidän tiimimme on viimeisten viikkojen aikana testannut neljää erilaista etäympäristöä palavereissamme. Päätimme siis jakaa tietoa eteenpäin, ja kertoa omista henkilökohtaisista kokemuksistamme näiden sovellusten ja ohjelmien toimivuudesta. 

Teams: 

Kuten monessa muussakin ohjelmassa, ensin täytyy luoda oma ryhmä kaikille jäsenille, jotta puhelun pystyy soittamaan. Täytyy myös luoda tunnukset Teams ympäristöön. Tiimillämme oli tunnukset ja ryhmä jo valmiina, sillä olemme käyttäneet Teamsia jo aiemmin projektinhallinnassa. Keskitytään nyt kuitenkin ryhmäpuhelu -ominaisuuteen.

Mitä hyvää?

Keskustelu sujui soljuvasti, eli sovellus toimi suurimmaksi osaksi hyvin kaikilla. Yhteys ei pätkinyt, eikä keskustelu laginut, vaikka osallistujia oli noin kymmenen. Emme käyttäneet videokuvaa, sillä se olisi voinut hidastaa sovelluksen toimintaa. Näytön jakaminen oli mahdollista, ja kuka tahansa puheluun osallistuneista pystyi jakamaan näyttönsä. Tämä mahdollistaa esimerkiksi palaverimuistion tekemisen niin, että kaikki näkevät sen.

Mitä huonoa?

Aluksi oli vähän epäselvää, että miten puhelu soitetaan, ja miten siihen pääsee liittymään. 

Jäi myös epäselväksi, että onko sovelluksessa mahdollista keskustella myös chatin kautta puhelun aikana. Tämä ominaisuus on tärkeä, jos osallistujan mikrofoni ei esimerkiksi toimi, ja haluaisi silti osallistua keskusteluun

Suositellaanko? 

Kaiken kaikkiaan sovellus toimi sujuvasti, ja ryhmä piti sen käytöstä. Voisimme suositella Teamsia etäpalavereiden pitämiseen.

Testauksen jälkeen saimme kuulla, että Microsoft tuo Teamsiin uusia ominaisuuksia, sillä Teamsin käytöllä on ollut runsaasti kysyntää koko Euroopan siirtyessä etätyöskentelyyn. Teamsiin on tulossa muun muassa viittaustoiminto sekä reaaliajassa toimiva vastamelutoiminto. (Linnake 2020.) On hienoa, että kysyntään vastataan ja palveluja kehitetään. 

Blackboard Collaborate:

Kokoontumishuoneet ovat koko Y-akatemian käytössä, jotta voimme olla kaikki yhteydessä toisiimme myös etänä. Dialogit ja Y-info pidetään esimerkiksi näissä huoneissa. Huoneisiin pääseminen vaatii kirjautumista Moodlen kautta, eli vain koulun jäsenet ja tietyllä kurssilla mukana olijat voivat käyttää huoneita. Toisaalta linkin saa jaettua myös muillekin, joten yhteistyö muiden kanssa on mahdollista.

Mitä hyvää?

Todella iso ryhmä pystyy osallistumaan kerralla, esimerkiksi 30-50 henkilöä. Sovelluksessa on viittausmahdollisuus, eli on helppoa antaa ja ottaa puheenvuoroja, etteivät kaikki puhu toistensa päälle. Puhelua ei tarvitse erikseen aloittaa tai käynnistää, vaan ihmiset voivat lähteä ja tulla huoneeseen milloin haluavat, ja alkaa keskustella, jos paikalla on muitakin. Keskusteluun on siis helppo liittyä. On mahdollista osallistua myös chatin kautta keskusteluun sekä jakaa huone hetkellisesti pienempiin ryhmiin. Tämä mahdollistaa kaikkien osallistumisen keskusteluun, kun asioita voi käsitellä vaikkapa kolmen hengen ryhmissä, ja palata sitten kertomaan lopputulokset koko huoneelle. 

Mitä huonoa?

Selaimen kautta huoneeseen liittyessä on mahdollista, että yhteys katkeaa aika ajoin, eli selain heittää ulos huoneesta. Tämä tuo katkonaisuutta keskustelun sujuvuuteen, ja pidemmän päälle se on todella ärsyttävää. Kaikilla keskustelu ei onnistunut mikrofoni-, tai yhteysongelmien takia. Alusta ei toimi välttämättä kunnolla puhelimella.

Suositellaanko?

Tämä vaihtoehto soveltuu hyvin isompien kokousten pitämiseen, ja suosittelemme pitämään suurempien ryhmien puhelut tässä ympäristössä. Sovelluksessa on paljon hyviä ominaisuuksia, mutta pienempien ryhmien puheluihin muut sovellukset ovat yhtä hyviä, tai jopa toimivampia. On myöskin epäselvää, voivatko muut kuin opiskeluyhteisöt käyttää tätä mahdollisuutta. Tämä valikoitui testissämme toiseksi parhaaksi.

Skype:

Ensin kaikkien on rekisteröidyttävä alustalle. Kokouksen aloittaminen on helpointa niin, että yksi jakaa linkin keskusteluun ja muut voivat sitten linkin kautta siihen liittyä. Emme käyttäneet videoyhteyttä, jotta puhelu säilyisi mahdollisimman hyvälaatuisena. 

Mitä hyvää?  

Kuten sanottu rekisteröityminen ja keskusteluun liittyminen oli helppoa. Oli myös hyvä, että yhteyden kanssa ei ollut juurikaan ongelmia, kaikki pysyivät linjoilla.  

Mitä huonoa?

Koimme erittäin isona miinuksena, että jos joku haluaa jakaa näytöltään esim. Word-tiedoston kuva ei pysy siinä vaan se hyppii samalla, kun kuvan jakanut säätää jotain omalla koneellaan. Tämä hankaloittaa muiden keskittymistä ja asiassa pysymistä. Lisäksi jaetun kuvan zoomaus ei toimi kunnolla. Myöskään osallistujien äänenvoimakkuutta ei pysty säätämään erikseen. 

Suositellaanko?

Skype on siinä mielessä varma valinta, että hyvin monilta löytyy skypetunnukset jo ennestään ja varmasti suurin osa on käyttänyt joskus skypeä. Kuitenkin jos on kyse, vaikka kymmenen hengen ryhmästä tai isommasta, niin skype ei välttämättä ole paras ratkaisu. Pienemmissä muutaman hengen puheluissa skype toimii kuitenkin mainiosti. 

Discord:

Osalle tiimistämme Discord oli uusi tuttavuus, mutta saimme siitä hyvän myyntipuheen, joten uskalsimme sitä kokeilla. Jälleen kerran kaikkien on rekisteröidyttävä alustalle. Yhden henkilön on luotava kanava, jonne sitten kutsuu kaikki muut kutsulinkin kautta. Tälläkään kertaa emme käyttäneet videoyhteyttä. 

Mitä hyvää?

Liittyminen discordiin oli yllättävän helppoa. Näytönjakamis-ominaisuus on kätevin näistä kokeilemistamme alustoista. Sopii isolle porukalle ainakin ilman videoyhteyttä. Discord toimii hyvin puhelimella. Myös chat-ominaisuus on toimiva ja on hyvä, että vanhoihin keskusteluihin pystyy palaamaan, eivätkä ne katoa. Osallistujien ääniä pystyy säätämään erikseen, mikä on oikein hyvä. 

Mitä huonoa?

Osalla porukasta oli ongelmia äänen kuulumisen kanssa. Myös streamin kanssa oli joillakin ongelmia, mutta todennäköisesti nämä edellä mainitut ongelmat ovat johtuneet nettiyhteydestä. Discord sovellus koneella toimii kaikista varmimmin. Myöhemmin kun me blogin kirjoittajat keskenämme kokeilimme Discordia, oli meillä myös äänen kanssa hieman ongelmia, mutta arvelemme sen johtuvan siitä, että tämän alustan käyttö on meille vielä uutta. Discordia pidempään käyttäneeltä kuulimme paljon positiivista palautetta, joten tämä ehkä vain vaatii totuttelua.

Suositellaanko?

Vaikka Discordin käyttämisessä ilmeni muutamia ongelmia, valikoitui se silti suosikiksemme monipuolisuutensa takia. Kuten sanottu näytönjakamis-ominaisuus toimii tässä parhaiten, kaikkien on näin ollen helppo seurata missä mennään. On myös erittäin hyvä, että tämä toimii puhelimella ja että tämä sopii isolle ryhmälle. Voimme siis suositella Discordia muillekin.

***

On ollut mielenkiintoista kokeilla näitä erilaisia alustoja, joita voi hyödyntää etäpalaverien pitämisessä. Vastaavanlaisia alustoja on paljon muitakin, testimme on vain pintaraapaisu.  

Näin uuden tiimin näkökulmasta on ollut hieman haasteellista muuttaa työskentelytapoja etämuotoon, sillä olemme vasta oppineet miten tiimioppiminen ja tiimiyrittäjyys käytännössä toimii. Näemme kuitenkin tässä paljon mahdollisuuksia kehittyä tiiminä. Pelkästään nämä kaksi  ensimmäistä viikkoa etätyöskentelyä ovat olleet hyvin antoisia. 

 Lisäksi olemme havainneet etäkokousten pitämisen olevan hyvin intensiivistä. Lyhyessä ajassa voi saada paljon aikaan, jos yhteistyö pelaa, mutta etänä keskittyminen on välillä koetuksella. Etätyöskentely on myös tietyllä tavalla kuluttavampaa kuin tavallinen tiimityöskentely, joten pitkien kokousten välissä on hyvä pitää taukoja kuten normaalistikin.

On myös keksittävä uusia tapoja pitää yllä tiimin hyvinvointia. Tiimin kanssa voisi esimerkiksi viettää peli-iltaa siten, että kukin tahoillaan pelaa samaa peliä tai miksei vaikka leffailtaa samalla idealla, vain mielikuvitus on rajana. Olemme perustaneet Blackboard Collaborateen Y-akatemian kansainvälisen olohuoneen, jossa voi rennosti keskustella vaikkapa kahvin merkeissä. Samantyyppinen konsepti voisi toimia myös muissa yhteisöissä. 

Vallitseva maailman tilanne on huolestuttava, mutta emme anna sen estää meitä perustamasta osuuskuntaa. Koemme, että uusi tilanne antaa valtavasti mahdollisuuksia kehittää mitä erilaisempia projekteja ja tämä on oiva mahdollisuus kehittyä tiimiyrittäjinä. 

Valoisaa ja antoisaa kevättä kaikille!

Milla Turpiainen ja Roosa Pirinen

Valke Insight Osk

27.3.2020

Lähteet: 

Linnake, T. 2020. Hurjan käyttäjäpiikin saaneeseen Microsoft Teamsiin uusia toimintoja –          ”Jälkeenpäin toteamme, että korona muutti kaiken”. Ilta-Sanomat. https://www.is.fi/digitoday/art-2000006447018.html 22.3.2020