Tämä kirja tarttui alun perin käsiini nostalgian ja lapsuudesta tuttujen tarinoiden toivossa. Aikani selailtuani huomasin kuitenkin, että kirja on oivaa lukemista myös aikuisille ja sopii hyvin jopa akatemian lukusisältöön. Nalle Puh ja kumppanit pohtivat ongelman tunnistamista, analysoimista ja ratkaisemista käytännössä ja käyvät omien seikkailujensa avulla läpi ongelmanratkaisumenetelmän nimeltään RATKO. Samaa menetelmää voi soveltaa esimerkiksi projektin, tiimin tai vaikka itsensä johtamisen pulmiin.
Jotta aiheessa päästään edes alkuun, niin ensin tulee pohtia, mitä ne ongelmat oikein ovat eli kuinka ongelma määritellään. Kirjassa esiintyvän suuren tietäjän, Muukalaisen, mukaan ongelman määrittely lähtee ihmisestä itsestään ja jokaisen tulee itse päättää, onko jokin asia hänelle ongelma. Yksilöiden välillä on useasti eroja ja ongelman vakavuuden määrittely riippuu paljon henkilöstä – se mikä on ongelma yhdelle, ei välttämättä ole sitä toiselle. Voidaankin sanoa, että ongelmat ovat suuressa määrin mielipideasioita.
Ongelman havaitseminen vaatii välittömiä toimia, sillä jos ongelmaan ei tartu heti, se saattaa vain pahentua viivytellessä. Kirjassa Nasu pelkäsi kotiin menoa, sillä matkalla saattaisi olla Möhköfantteja. Hän mielummin odottaisi niin kauan, että otukset olisivat poistuneet. Muukalainen kertoi tämän olevan prokrastinaatiota, eli hoidettavan asian lykkäämistä kauemmaksi. Ongelmia ratkoessa kannattaa huomioida myös se, että omat asenteemme ja tunteemme saattavat vaikuttaa tekemiimme ratkaisuihin. Kannattaa siis kysyä puolueetonta mielipidettä ennen päätöksien tekoa joltain asian ulkopuoliselta henkilöltä, jotta varmistetaan etteivät omat tunteet vääristä ongelmaa tai sen ratkaisua. Puh-termein hankitaan siis Uutta Perspektiiviä.
RATKO-ongelmanratkaisu menetelmä muodostuu seuraavanlaisesti:
Rajaa ongelma tai tilanne
Arvioi, järjestä ja määritä ongelma
Tutki ongelmaa kyselemällä sen kaikista osista
Keksi ratkaisuja, valitse yksi ja hio sitä
Ota ratkaisu käyttöön ja tarkkaile tuloksia
Jotta ongelmaa voitaisiin alkaa työstämään, tulee ensin rajata ongelma tai tilanne ja selittää se mahdollisimman selvästi ja yksinkertaisesti. Puhutaan joko ongelmasta tai tilanteesta sen mukaan, onko rajaaminen passiivista vai aktiivista. Passiivinen rajaus on yleensä sitä, että ongelma vain tulee ratkaistavaksi – usein sen lähettää toinen ihminen tai kohtalo. Ratkaistavia ongelmia voivat aiheuttaa perheenjäsenet, ystävät, esimiehet, kotimaa tai asuinmaa, taloudelliset olot, sairaus jne. Tässä tapauksessa olit itse passiivinen ja ongelma vain tuli eteesi itsestään. Aktiivinen rajaus tehdään puolestaan tietoisesti ja silloin pyrkimyksenä on yleensä parannuksien tekeminen. Tällöin tilanteeseen suhtaudutaan kuten ongelmaan ja käytetään ratko-menetelmää sen kohentamiseen.
Seuraavaksi selvitetään missä jamassa asiat todellisuudessa ovat, missä haluaisimme niiden olevan eli mikä on päämäärämme ja mietimme, mitkä asiat saattavat olla tiellä päämäärään pyrkiessämme. Toisin sanoen järjestetään ongelma, jotta sitä olisi helppo tarkastella.
Tutki-vaihe on kysymyksien esittämistä varten. Pohditaan, millaisia kysymyksiä esittämällä saamme ongelmaan liittyvät tosiasiat varmistettua tai osoitettua todeksi jotain, mitä jo tiedetään. Näin voimme olla varmoja siitä, että esitämme ongelmamme oikein. Tästä vaiheesta ei kannata tehdä liian monimutkaista, sillä yleensä yksinkertaiset kysymykset ovat parhaimpia, kun niitä miettii hieman syvällisemmin. Jos minulta esimerkiksi kysyttäisiin opiskelualaani, voisin yksinkertaisesti vastata ”matkailualalla” tai vaihtoehtoisesti hakea kysymykseen tarkempaa vastausta esimerkiksi selittämällä perusteellisemmin mitä teen, ketä varten tai millaista muutosta haluan alallani saada aikaan. Tutkimisvaiheessa on hyödyllistä kysyä paljon miksi-kysymyksiä. Miksi ongelma pitää ratkaista? Miksi se on ongelma? Mikä ongelmana nimenomaisesti on? Missä ongelma esiintyy? Miksi se esiintyy siinä? Milloin ongelma esiintyy? Miksi se esiintyy silloin? Kuka ongelmaan liittyy? Miksi hän liittyy siihen? Miten ongelma ilmenee? Miksi se ilmenee niin?
Kun ongelma on rajattu, arvioitu ja tutkittu, aletaan keksimään ratkaisuja. Kohti oikeaa ratkaisua voi pyrkiä esimerkiksi suurentamalla tai pienentämällä jotakin ongelman osaa, jolloin voimme nähdä ongelman uudessa valossa ja tutkia ongelman eri osien keskeisiä suhteita uudella tavalla. Saamme siis uusia ideoita ongelmanratkaisuun. Kannattaa heittäytyä luovaksi ja hakea tukea aikaisemmista kokemuksista. Erilaisiin ongelmiin kannattaa käyttää erilaisia lähestymistapoja.
Lähestymistapoja:
numeerinen – luvut
analoginen – samanlainen asia, tapahtumasarja, idea
graafinen – kuvat, käyrät, kaaviot
looginen – järkeily, päätelmät
intuitiivinen – vaisto, aavistus, muut
Valitse paras ratkaisu, listaa jokaisen hyvät ja huonot puolet, yhdistele tai muuttele vapaasti. Hio ja paranna.
Viimeisenä otetaan keksitty ratkaisu käyttöön eli tehdään toimintasuunnitelma. Listataan järjestyksessä kaikki mitä pitää tehdä tai kerätä kokoon, suunnitellaan ajoitus ja jaetaan vastuualueet. Aluksi kannattaa kokeilla ratkaisua pienessä mittakaavassa voimavarojen säästämiseksi ja ratkaisun toimivuuden varmistamiseksi ennen kuin heittäydytään kokonaan ratkaisun varaan. Testatessa ratkaisua on vielä mahdollista hioa ja muuttaa, joten on tärkeää tarkkailla tosissaan merkkejä siitä, toimiiko ratkaisu vai ei. Tulee muistaa mikä päämääränä on, jotta tiedetään täsmälleen, kuinka onnistuminen määritellään. Lisäksi tulee valita kriteerit, joita käytämme ratkaisun tulosten mittaamiseen.
En ole päässyt testaamaan vielä RATKO-menetelmää käytännössä, mutta aion kokeilla sitä lähitulevaisuudessa. Yksinkertaisen kuuloinen menetelmä, jota seuraamalla saa käsiteltyä ongelman perusteellisesti. Tässä ongelmanratkontamenetelmässä on paljon samoja vaiheita kuin hyvän tavoitteen asettamisessa ja samat ohjeet käsittelemällä saisi asetettua itselleen myös perusteellisesti pohditun tavoitteen. Monipuolisen oloinen työkalu, jonka voisimme tuoda mukaan esimerkiksi dialogiin. Jatkoon!