Kirjoittaja: Sirke Lohtaja-Ahonen, Minna Kaihovirta-Rapo
Teos: Tehoa työelämän viestintään – puhu kuulijalle, kirjoita lukijalle

Julkaisuvuosi: 2012
Sivumäärä: 209

Media-alan opiskelijalle viestinnästä tulee helposti mieleen kaikki organisaatiosta ulospäin suuntautuva viestintä, mainittakoon julkaisut joukkoviestimissä tai sosiaalisessa mediassa. Kuitenkin viimeistään teoksen Tehoa työelämän viestintään – puhu kuulijalle, kirjoita lukijalle (2012, Sanoma Pro Oy) luettuaan tulee selväksi, kuinka monimuotoista viestintä onkaan. Kaikki yrityksen kanssatyöskentelijöiden välinen keskustelu, oli se sitten johtoportaan tai alaisten välillä, kuuluu sisäiseen viestintään.

Sisäinen viestintä on hyvin olennainen osa kaikkea yrityksen toimintaa. Alaisten täytyy saada ennen kaikkea tietää heitä koskevista muutoksista, mutta myös kahvihuoneessa tauolla keskustellut asiat kuuluvat sisäiseen viestintään. Viestintä on kaikenlaista tiedon jakamista ihmisten välillä, oli se sitten puhuttua tai kirjallista.

Tehoa työelämän viestintään on oivallinen teos siitä, miten eri tavoin viestintää voi toteuttaa työyhteisössä. Yhteiset infotilaisuudet, sähköpostit toimijoiden välillä, yrityksen oma intranet tai seminaaripäivät ovat kaikki hyvin erilaisia viestintätapahtumia. Sosiaaliseenkin mediaan olemme saaneet merkittävän uuden viestintätavan. Mikä sitten olisi paras tapa viestiä?

Hyvä peruspilari viestinnälle on, että kaiken virallisen tiedon tulisi kulkea virallisia kanavia pitkin. Mikäli siis organisaation jäseniä tiedotetaan merkittävistä yhteistoimintaneuvotteluista, täytyy tiedonvälitystä miettiä tarkkaan. Kuinka negatiivissävytteinen asia tuodaan esille asian vaatimalla arvolla ja mistä tieto kulkee asianomaisille parhaiten ilman väärinymmärryksiä?

Mikä sitten lasketaan viralliseksi ja epäviralliseksi viestinnäksi? Tässä lienee harmaa raja, sillä moni arkipäiväinenkin yritysviestintä on siirtynyt sosiaalisen median kanaville. Palavereista ja muista yrityksen asioista voidaan sopia esimerkiksi WhatsAppin välityksellä, sillä se on helppoa ja nopeaa. Monesti kuitenkin käy niin, että oleelliset tiedot hukkuvat muun viestitulvan ketjuun, eikä tieto välttämättä saavuta sen kaikkia kohdehenkilöitä. Siksi on hyvä laittaa tärkein tieto saataville myös muille kanaville, esimerkiksi juuri yhteisön intranetiin.

Y-akatemian viestintään tästä teoksesta löytyi lukuisia kehitysideoita. Kun kerran viikossa kokoonnumme miltei koko akatemian voimin päiväkahveille ja keskustelemme kuulumisiamme, voisimme keskittyä oleellisimpiin asioihin. Koko päiväkahvien perusajatus on yhteisöviestintä ja sen kehittäminen, joten liian kattava kuulumisten läpikäynti voi vaikeuttaa prosessia eivätkä kaikki kuulijat saa tarvitsemaansa tietoa. Liian pitkä keskeytys ahkeraan työntekoon keskellä päivää turhauttaa opiskelijoita, joten tiedon omaksuminenkin voi olla haastavaa. Hyviä ajatuksia siis.

Kirjaa lukiessani mietin myös itse viestintätapahtumaa, kun aina välillä minäkin olen tilaisuutta ollut vetämässä. Millä tavoin viestin kehollani ja kasvojen ilmeilläni? Puhunko liian nopeasti tai liian hiljaisella äänenvoimakkuudella? Entä toistanko oleellista tietoa tarpeeksi usein? Mikä ylipäätään on oleellista tietoa, ja onko nyt oikea aika esittää tämä tieto yhteisölle? Esiintymisjännitys on suurin ongelmani, mutta senkin hallitsemiseen löytyi ohjeita tästä teoksesta. Hengittäminen lienee se oleellisin, mutta paperilapun taakse piiloutuminen on sekin vältettävä. Täytyisi myös ylläpitää katsekontaktia yleisöön ja aktivoida kuulijoita esittämällä heille kysymyksiä tai kertomaan mielipiteitään.

Kun sisäinen viestintä toimii organisaatiossa, on ulkoistakin viestintää helpompi alkaa kehittää. Työpaikkansa kuvioista tietoinen alainen on useimmiten tyytyväinen ja on siten halukkaampi tuomaan esille koko organisaatiota. Tietoinen alainen on usein myös halukas auttamaan muita ja jakamaan tietoa yhä edelleen. Mistäpä sitä tietää, jos alaisella olisikin mehukas kehitysidea yrityksen ulkoisille markkinointikanaville ja koko yrityksen imago voidaan viedä uudelle tasolle. Koko pakan voi kääntää myös ympäri ja ajatella, mitä huonosta tiedonkulusta seuraa – ja moni sen varmasti omakohtaisesti ymmärtääkin.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *